Организация движения входящих документов в организации

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

(звонок бесплатный)

Содержание:

• Организация документооборота на предприятии
• Обработка входящей корреспонденции
• Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами
• Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов
• Руководство пользователя АИСУ «Документооборот»
• Потоки документов в организации
• 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Организация документооборота на предприятии

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования. Прохождение и порядок исполнения входящих документов…………….. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией ОРД , а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации хотя в него может входить и ОРД. В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т.

В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией. С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:. Входящие документы, поступившие в канцелярию из.

Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

Понятие документооборота. Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов. Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры рис. Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:. Порядок обработки входящих документов. Документопоток входящих документов составляют:. В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:. Изобразим графически типичный путь прохождения оперограмму документа на примере письма , поступившего в организацию.

Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии. Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений.

Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. На всех документах как регистрируемых, так и нерегистрируемых для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации. Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения. В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя. Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу факсимильное сообщение , электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию. Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии секретарем-референтом производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу.

Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение код структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр.

Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт. Хочу больше похожих работ Учебные материалы. Главная Опубликовать работу Правообладателям Написать нам О сайте.

Полнотекстовый поиск: Где искать:. Способы организации многоканальной электросвязи. В е годы ХХ века стало очевидно, что человечество вступает в новую эпоху, дорогу к которой проложило бурное развитие техники в первую очередь, Закони Кеплера. Полупроводниковые пластины. Методы их получения 2. Современные полупроводниковые приборы и интегральные микросхемы представляют собой чрезвычайно сложные устройства, отдельные компоненты которых имеют Статистический анализ и оптимизация САР. Привод сопла ракеты носителя.

Сохрани ссылку в одной из сетей:. Загрузить файл. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов. Контроль за исполнением документов Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или Срок исполнения входящих документов считается с даты его поступления Порядок документооборота определен в регламенте в части: приема и регистрации входящих документов ; рассмотрения документов руководством; исполнения документов

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

(звонок бесплатный)

Обработка входящей корреспонденции

Определите последовательность операций с входящими, исходящими и внутренними документами. Проанализируйте последовательность движения входящих документов и порядок работы с ними. Определите, в чем он не соответствует современным требованиям организации документооборота? Секретарь — помощник руководителя, предварительно просмотрев документацию, поступившую в организацию, всю ее передает руководителю. При этом в папку с документами вкладывается письменный комментарий, включающий сведения о составе документов, вопросах, содержащихся в них, от кого получены документы и кому адресованы.

Понятие и принципы организации документооборота. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. Прохождение исходящих и внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование визирование , удостоверение, регистрацию, отправление , а на этапе исполнения - входящих документов прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:. Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами. В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения. Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Понятие делопроизводства………………………………………………5. Советское делопроизводство……………………………………………. Современное делопроизводство……………………………………… Список используемой литературы………………………………………….

Учебник для вузов. Кузнецова Т. Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов высших учебных заведений. Столяров ;.

Руководство пользователя АИСУ «Документооборот»

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями.

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ — документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:. Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации. Входящие документы.

Потоки документов в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.

Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В организации учреждении обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота.

Документооборот в организации: схемы, учет, анализ. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы. Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации.

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций единоначалия. Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией. Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Загрузить всю книгу. Документооборот вуза — это функция коммуникации, посредством которой производится информационное обеспечение деятельности аппарата управления, учебно-методических подразделений институт, факультет функциональных центров, сотрудников и студентов. Скорость коммуникационных соединений движение документа и качество выполняемых операций перемещения документа в управленческом аппарате от одного структурного подразделения к другому, к руководству оказывает значительное влияние на процесс управления и функционирования в университете. Скорость коммуникационных соединений зависит от маршрута движения документа, который включает структурные подразделения и ответственных лиц при согласовании текста документа. Он представляет собой технологический процесс, характеризующийся выполнением следующих технологических работ:. Документооборот, как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток — это сложившееся в организации движение документов в определенном направлении.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.